Z 2. januarjem 2016 se pričenja obdobje obvezne uporabe davčnih blagajn. Ob tem vam predstavljamo še nekaj pomembnih sprememb in različne primere v katerih je oziroma ni potrebno davčno potrjevanje računov.
Kaj vse šteje za gotovinsko poslovanje?
Za gotovinsko poslovanje šteje prejeta gotovina v bankovcih in kovancih, plačilo preko POS terminala ali spleta s kreditno ali debetno kartico, ček, kartica z dobroimetjem, plačilo po povzetju Pošti in drugim ponudnikom, plačilo z Moneto in bitcoini.
Številčenje računov
Številčenje računov bo z uvedbo davčnih blagajn zakonsko določeno. Oznaka računa bo sestavljena iz treh zaporednih delov, oznako poslovnega prostora podjetja, oznako elektronske naprave in zaporedno številko računa. Primer številčenja je lahko: TRG1-BLAG1-1. Način številčenja je potrebno določiti pred uvedbo davčnih blagajn, ga zapisati v internem aktu in dosledno upoštevati, saj v nasportnem primeru grozi kazen. Zaporedne številke si morajo vsako leto slediti v neprekinjenem zaporedju in sicer po vsakem poslovnem prostoru ali elektronski napravi. Računov za negotovinska plačila ni potrebno davčno potrjevati, če pa jih boste vseeno izdajali preko davčne blagajne, jih je potrebno številčiti po načinu in zaporedju gotovinskih plačil. Ne glede na to, ali gre za avans, dobropis in drugo, vsi računi morajo biti številčeni po istem sistemu. Za svojo evidenco jim lahko določite različne oznake, ki jih zapišete v interni akt, ne potrebujete pa jih posredovati v potrditev. Kopija računa, ki bo enaka originalu mora imeti oznako »kopija« in zaporedno številko kopije računa.
Dodatne sestavine izdanega računa
Izdani računi morajo poleg osnovnih sestavin vključevati tudi enkratno identifikacijsko številko (EOR), ki potrjuje, da je bil račun prijavljen davčnemu organu, zaščitno oznako izdajatelja računa (ZO), ki potrdi pristnost izvora računa, podatke o izdajatelju, oznako poslovnega prostora in elektronske naprave.
Vezana knjiga računov
Davčno potrjevanje računov ne velja samo za račune, izdane z davčno blagajno, ampak tudi za tiste, ki so izdani iz vezane knjige računov. Ta mora biti pred uporabo potrjena na finančni upravi, potrditev pa se lahko opravi tudi preko sistema eDavki. Vezano knjigo računov je dobro imeti v vsakem primeru, saj se s tem izognete problemom v primeru, ko davčna blagajna ne deluje. Račun je potrebno izdati najpozneje takrat, ko je blago prodano oziroma storitev opravljena. V primeru, da račun ni izdan ali je izdan prepozno, so zagrožene visoke kazni tako za kupca kot prodajalca. Prav tako ni dovoljeno poznejše vpisovanje dodatnih postavk. Izdajanje računov iz vezane knjige računov je možno le v prehodnem obdobju, do leta 2018, od takrat naprej bo možno le, če na lokaciji podjetja ne bo mogoče vzpostaviti internetne povezave. Vsak račun izdan iz vezane knjige računov pa je potrebno davčno potrditi.
Prekinitev elektronske povezave za izmenjavo podatkov
V primeru prekinitve elektronske povezave, zavezanec izda račun brez enkratne identifikacijske oznake računa in podatke o teh računih v roku dveh dni posreduje davčnemu organu. Rok dveh dni začne teči naslednji delovni dan po delovnem dnevu, v katerem je prišlo do prekinitve elektronske povezave. Če zavezanec iz opravičljivih razlogov ne more vzpostaviti elektronske povezave v roku dveh delovnih dni, podatke o računih pošlje naslednji delovni dan po prenehanju razlogov za zamudo.
Aplikacija v eDavkih
Aplikacija v eDavkih je namenjena tistim, ki izdajo malo računov. Bo pa le ta manj avtomatizirana, kar pomeni, da bo treba posamezne postavke računa vnašati ročno. Omogočala bo le izdelavo osnovnih poročil o izdanih računih, doseženem prometu in obračunanem davku. Kaj je za zavezanca ugodneje z vidika stroškov, administrativnega dela in časa, ali uporaba aplikacije ali nakup programske in druge opreme, je njegova odločitev.
Delno plačilo računa in naknadno plačan račun z gotovino
V primeru delnega plačila računa, zavezanec pošlje v potrditev celoten znesek, morebitno naknadno plačilo z gotovino ne posreduje v potrjevanje. Če se ob izdaji računa s kupcem dogovorite za negotovinsko plačilo, potem pa vam le ta račun plača z gotovino, morate podatke o njem naknadno poslati v potrjevanje v roku desetih delovnih dni od gotovinskega plačila.
Povezava z internetom – izdaja računov v planinski koči
Če internetne povezave na nekem območju ne bo mogoče vzpostaviti in izmenjava podatkov z davčnim organom ne bo mogoča, bo moral izdajatelj račune izdajati iz vezane knjige računov, podatke o izdanih računih pa v desetih delovnih dneh od dneva izdaje računa posredovati davčnemu organu. Kar pomeni, da bo moral tudi oksrbnik planinske koče, ki je zavezanec, v vsakem primeru vsaj vsakih deset dni poskrbeti za dostop do interneta in podatke posredovati preko eDavkov ali prek elektronske naprave. V prehodnem obdobju, do leta 2018 ne bo potrebno dokazovanje o nemožnosti povezave z internetom, od takrat dalje bo potrebno potrdilo agencije za komunikacijska omrežja.
Uporaba davčne blagajne za več oseb v različnih vozilih
Kadar si eno napravo za izdajanje računov izmenjuje več oseb, je potrebno programsko namestiti ustrezne nastavitve. Med obvezne podatke na računu spada tudi oznaka fizične osebe, ki je izdala račun. Tako se na Furs posredujejo podatki o oznaki poslovnega prostora, elektronski napravi in davčni številki izdajatelja, ki se mora ujemati z oznako fizične osebe. Poslovni prostor je v tem primeru lahko vozilo, lahko pa elektronska naprava. Če je vozilo opredeljeno kot samostojen poslovni prostor, je potrebno zagotoviti prilagodljive nastavitve pri določeni napravi, ki se bo uporabljala v večih vozilih. Enako velja, ko bo eno napravo uporabljalo več oseb zaporedno ali hkrati. Zagotovljena bo morala biti ažurnost spreminjanja teh nastavitev, da bo ob izdaji računa in podatkov, ki bodo posredovani na FURS, jasno navedeno kje, s katero napravo in kdo je izdal račun.
Osebno dopolnilno delo
Osebe, ki opravljajo osebno dopolnilno delo, niso zavezanci za davčno potrjevanje računov, saj niso dolžni voditi poslovnih knjig in evidenc. Račune lahko še naprej izdajajo z uporabo paragonskega bloka. Da je potrebno davčno potrjevanje računov zavezanca, morajo biti hkrati izpolnjeni trije pogoji, to so gotovinsko poslovanje, zavezanost k izdajanju računov in vodenje poslovnih knjig.
Spletna prodaja
Tudi za prodajo prek spleta bodo ob izpolnjevanju pogojev potrebne davčne blagajne. Pri internetni prodaji je določeno, da mora biti račun izdan naJkasneje ob dobavi blaga. V praksi je račun navadno izdan ob pošiljanju blaga kupcu in takrat ga je potrebno tudi potrditi. Če je kupec zavezanec za DDV je potrebno ob opravljenem naročilu in gotovinskem plačilu izdati tudi račun za predplačilo in ga tudi davčno potrditi. V primeru, da je kupec fizična oseba, računa za predplačilo ni potrebno izdajati. Izdate in potrdite le končni račun. V primeru, ko prodajalec pošlje kupcu izdelke po pošti za plačilo po povzetju z gotovino, račun davčno potrdi izdajatelj računa. Ker je kupec pošti plačal z gotovino, pošta pa znesek kupnine nakaže na transakcijski račun podjetja, ki je izdelek prodalo, gre za gotovinsko poslovanje, saj to ne šteje kot neposredno nakazilo na transakcijski račun. Med negotovinska plačila sodi plačilo preko PayPala, saj je storitev opravljena neposredno.
Prodaja izdelkov na terenu
Tudi vsak izdani račun na terenu plačan z gotovino bo moral biti davčno potrjen, kar pomeni, da bo prodajalec na terenu potreboval prenosno blagajno z internetno povezavo in tiskalnikom. Pri tem je pomembna pravilna določitev poslovnega prostora, ki je v tem primeru lahko vozilo ali elektronska naprava.
Zavarovalni agenti in posredniki
Račun, ki ga izda zavarovalni posrednik in zastopnik je prav tako predmet davčnega potrjevanja, zato tudi za te zavezance veljajo davčne blagajne. Zavarovalno polico zastopnik sicer proda v imenu zavarovalnice in za njen račun, a ne glede na to mora na terenu izdati račun oziroma zavarovalno polico. Provizija, ki jo nato zavarovalnica plača agentu na transakcijski račun, ni predmet gotovinskega poslovanja in zato tudi ni predmet davčnega potrjevanja.
Oddajanje stanovanja v najem
Za primer oddaje stanovanja v najem s strani fizične osebe, ki ni registrirana za opravljanje dejavnosti in oddaja stanovanje na podlagi najemne pogodbe, ter napove dohodek iz oddajanja premoženja v najem ni predpisano vodenje poslovnih knjig in izdaje računa, zato davčno potrjevanje takega računa ni potrebno.
Vir: FURS, Davčne blagajne
Kaj vse šteje za gotovinsko poslovanje?
Za gotovinsko poslovanje šteje prejeta gotovina v bankovcih in kovancih, plačilo preko POS terminala ali spleta s kreditno ali debetno kartico, ček, kartica z dobroimetjem, plačilo po povzetju Pošti in drugim ponudnikom, plačilo z Moneto in bitcoini.
Številčenje računov
Številčenje računov bo z uvedbo davčnih blagajn zakonsko določeno. Oznaka računa bo sestavljena iz treh zaporednih delov, oznako poslovnega prostora podjetja, oznako elektronske naprave in zaporedno številko računa. Primer številčenja je lahko: TRG1-BLAG1-1. Način številčenja je potrebno določiti pred uvedbo davčnih blagajn, ga zapisati v internem aktu in dosledno upoštevati, saj v nasportnem primeru grozi kazen. Zaporedne številke si morajo vsako leto slediti v neprekinjenem zaporedju in sicer po vsakem poslovnem prostoru ali elektronski napravi. Računov za negotovinska plačila ni potrebno davčno potrjevati, če pa jih boste vseeno izdajali preko davčne blagajne, jih je potrebno številčiti po načinu in zaporedju gotovinskih plačil. Ne glede na to, ali gre za avans, dobropis in drugo, vsi računi morajo biti številčeni po istem sistemu. Za svojo evidenco jim lahko določite različne oznake, ki jih zapišete v interni akt, ne potrebujete pa jih posredovati v potrditev. Kopija računa, ki bo enaka originalu mora imeti oznako »kopija« in zaporedno številko kopije računa.
Dodatne sestavine izdanega računa
Izdani računi morajo poleg osnovnih sestavin vključevati tudi enkratno identifikacijsko številko (EOR), ki potrjuje, da je bil račun prijavljen davčnemu organu, zaščitno oznako izdajatelja računa (ZO), ki potrdi pristnost izvora računa, podatke o izdajatelju, oznako poslovnega prostora in elektronske naprave.
Vezana knjiga računov
Davčno potrjevanje računov ne velja samo za račune, izdane z davčno blagajno, ampak tudi za tiste, ki so izdani iz vezane knjige računov. Ta mora biti pred uporabo potrjena na finančni upravi, potrditev pa se lahko opravi tudi preko sistema eDavki. Vezano knjigo računov je dobro imeti v vsakem primeru, saj se s tem izognete problemom v primeru, ko davčna blagajna ne deluje. Račun je potrebno izdati najpozneje takrat, ko je blago prodano oziroma storitev opravljena. V primeru, da račun ni izdan ali je izdan prepozno, so zagrožene visoke kazni tako za kupca kot prodajalca. Prav tako ni dovoljeno poznejše vpisovanje dodatnih postavk. Izdajanje računov iz vezane knjige računov je možno le v prehodnem obdobju, do leta 2018, od takrat naprej bo možno le, če na lokaciji podjetja ne bo mogoče vzpostaviti internetne povezave. Vsak račun izdan iz vezane knjige računov pa je potrebno davčno potrditi.
Prekinitev elektronske povezave za izmenjavo podatkov
V primeru prekinitve elektronske povezave, zavezanec izda račun brez enkratne identifikacijske oznake računa in podatke o teh računih v roku dveh dni posreduje davčnemu organu. Rok dveh dni začne teči naslednji delovni dan po delovnem dnevu, v katerem je prišlo do prekinitve elektronske povezave. Če zavezanec iz opravičljivih razlogov ne more vzpostaviti elektronske povezave v roku dveh delovnih dni, podatke o računih pošlje naslednji delovni dan po prenehanju razlogov za zamudo.
Aplikacija v eDavkih
Aplikacija v eDavkih je namenjena tistim, ki izdajo malo računov. Bo pa le ta manj avtomatizirana, kar pomeni, da bo treba posamezne postavke računa vnašati ročno. Omogočala bo le izdelavo osnovnih poročil o izdanih računih, doseženem prometu in obračunanem davku. Kaj je za zavezanca ugodneje z vidika stroškov, administrativnega dela in časa, ali uporaba aplikacije ali nakup programske in druge opreme, je njegova odločitev.
Delno plačilo računa in naknadno plačan račun z gotovino
V primeru delnega plačila računa, zavezanec pošlje v potrditev celoten znesek, morebitno naknadno plačilo z gotovino ne posreduje v potrjevanje. Če se ob izdaji računa s kupcem dogovorite za negotovinsko plačilo, potem pa vam le ta račun plača z gotovino, morate podatke o njem naknadno poslati v potrjevanje v roku desetih delovnih dni od gotovinskega plačila.
Povezava z internetom – izdaja računov v planinski koči
Če internetne povezave na nekem območju ne bo mogoče vzpostaviti in izmenjava podatkov z davčnim organom ne bo mogoča, bo moral izdajatelj račune izdajati iz vezane knjige računov, podatke o izdanih računih pa v desetih delovnih dneh od dneva izdaje računa posredovati davčnemu organu. Kar pomeni, da bo moral tudi oksrbnik planinske koče, ki je zavezanec, v vsakem primeru vsaj vsakih deset dni poskrbeti za dostop do interneta in podatke posredovati preko eDavkov ali prek elektronske naprave. V prehodnem obdobju, do leta 2018 ne bo potrebno dokazovanje o nemožnosti povezave z internetom, od takrat dalje bo potrebno potrdilo agencije za komunikacijska omrežja.
Uporaba davčne blagajne za več oseb v različnih vozilih
Kadar si eno napravo za izdajanje računov izmenjuje več oseb, je potrebno programsko namestiti ustrezne nastavitve. Med obvezne podatke na računu spada tudi oznaka fizične osebe, ki je izdala račun. Tako se na Furs posredujejo podatki o oznaki poslovnega prostora, elektronski napravi in davčni številki izdajatelja, ki se mora ujemati z oznako fizične osebe. Poslovni prostor je v tem primeru lahko vozilo, lahko pa elektronska naprava. Če je vozilo opredeljeno kot samostojen poslovni prostor, je potrebno zagotoviti prilagodljive nastavitve pri določeni napravi, ki se bo uporabljala v večih vozilih. Enako velja, ko bo eno napravo uporabljalo več oseb zaporedno ali hkrati. Zagotovljena bo morala biti ažurnost spreminjanja teh nastavitev, da bo ob izdaji računa in podatkov, ki bodo posredovani na FURS, jasno navedeno kje, s katero napravo in kdo je izdal račun.
Osebno dopolnilno delo
Osebe, ki opravljajo osebno dopolnilno delo, niso zavezanci za davčno potrjevanje računov, saj niso dolžni voditi poslovnih knjig in evidenc. Račune lahko še naprej izdajajo z uporabo paragonskega bloka. Da je potrebno davčno potrjevanje računov zavezanca, morajo biti hkrati izpolnjeni trije pogoji, to so gotovinsko poslovanje, zavezanost k izdajanju računov in vodenje poslovnih knjig.
Spletna prodaja
Tudi za prodajo prek spleta bodo ob izpolnjevanju pogojev potrebne davčne blagajne. Pri internetni prodaji je določeno, da mora biti račun izdan naJkasneje ob dobavi blaga. V praksi je račun navadno izdan ob pošiljanju blaga kupcu in takrat ga je potrebno tudi potrditi. Če je kupec zavezanec za DDV je potrebno ob opravljenem naročilu in gotovinskem plačilu izdati tudi račun za predplačilo in ga tudi davčno potrditi. V primeru, da je kupec fizična oseba, računa za predplačilo ni potrebno izdajati. Izdate in potrdite le končni račun. V primeru, ko prodajalec pošlje kupcu izdelke po pošti za plačilo po povzetju z gotovino, račun davčno potrdi izdajatelj računa. Ker je kupec pošti plačal z gotovino, pošta pa znesek kupnine nakaže na transakcijski račun podjetja, ki je izdelek prodalo, gre za gotovinsko poslovanje, saj to ne šteje kot neposredno nakazilo na transakcijski račun. Med negotovinska plačila sodi plačilo preko PayPala, saj je storitev opravljena neposredno.
Prodaja izdelkov na terenu
Tudi vsak izdani račun na terenu plačan z gotovino bo moral biti davčno potrjen, kar pomeni, da bo prodajalec na terenu potreboval prenosno blagajno z internetno povezavo in tiskalnikom. Pri tem je pomembna pravilna določitev poslovnega prostora, ki je v tem primeru lahko vozilo ali elektronska naprava.
Zavarovalni agenti in posredniki
Račun, ki ga izda zavarovalni posrednik in zastopnik je prav tako predmet davčnega potrjevanja, zato tudi za te zavezance veljajo davčne blagajne. Zavarovalno polico zastopnik sicer proda v imenu zavarovalnice in za njen račun, a ne glede na to mora na terenu izdati račun oziroma zavarovalno polico. Provizija, ki jo nato zavarovalnica plača agentu na transakcijski račun, ni predmet gotovinskega poslovanja in zato tudi ni predmet davčnega potrjevanja.
Oddajanje stanovanja v najem
Za primer oddaje stanovanja v najem s strani fizične osebe, ki ni registrirana za opravljanje dejavnosti in oddaja stanovanje na podlagi najemne pogodbe, ter napove dohodek iz oddajanja premoženja v najem ni predpisano vodenje poslovnih knjig in izdaje računa, zato davčno potrjevanje takega računa ni potrebno.
Vir: FURS, Davčne blagajne
